ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพแต่เป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งในการฝึกฝนเมื่อสร้างธุรกิจและทำงานร่วมกัน หนึ่งในอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดในการสื่อสารให้ประสบความสำเร็จคือการตั้งสมมติฐาน คุณคงเคยได้ยินสุภาษิตอันโด่งดังเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อเรา “สมมติ” และแม้ว่ามันอาจเป็นสุภาษิตสมัยใหม่ที่ฟังดูเชยไปหน่อย แต่ใจความของข้อความนั้นสามารถนำไปใช้ในเชิงธุรกิจได้
เป็นเรื่องง่ายเกินไปที่จะสันนิษฐานว่าทุกคนที่เราทำงาน
ด้วยเริ่มต้นในหน้าเดียวกัน ทำงานด้วยข้อมูลเดียวกัน และมีนัยยะและข้อสรุปเดียวกัน อย่างไรก็ตาม เมื่อเราพึ่งพาสมมติฐานเหล่านี้ การสื่อสารมักจะล้มเหลว นำไปสู่ความยุ่งยากและพลาดโอกาส แล้วเราจะทำอย่างไรเพื่อหลีกเลี่ยงการตกหลุมพรางที่น่าดึงดูดใจเช่นนี้?
จัดความตั้งใจและความคาดหวังล่วงหน้า
การสื่อสารอย่างมีประสิทธิผลจำเป็นต้องระบุเหตุผลที่คุณประชุม ผลลัพธ์ที่คุณต้องการร่วมกัน และบทบาทของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย กลวิธีที่มีประสิทธิภาพที่ฉันใช้คือการใส่วัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้รับในคำเชิญเข้าร่วมประชุมทุกครั้ง ฉันไม่ได้มีกำหนดการโดยละเอียดเสมอไป แต่การระบุจุดประสงค์ของการอภิปรายช่วยให้ผู้ฟังของฉันสามารถเตรียมตัวและพิจารณาว่าจะมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วมได้ดีที่สุดอย่างไร
ถ้าฉันไม่เข้าร่วมการสนทนาที่เตรียมขั้นตอนที่ชัดเจนและดำเนินการได้ ผู้ฟังของฉันอาจออกไปโดยไม่รู้ว่าต้องทำอะไรต่อไป เมื่อฉันวางแผนและเตรียมพร้อมสำหรับการสนทนาก่อนที่จะมีการสนทนา ฉันจะเข้าใจความตั้งใจของฉันอย่างชัดเจนและมีความเข้าใจผิดน้อยลงในระยะยาว
ที่เกี่ยวข้อง: การสื่อสารของพนักงานที่มีประสิทธิภาพช่วยเพิ่มผลผลิตได้อย่างไร
ระวัง “หลุมพราง”
การซ้อนทับคือการที่คนอื่นแสดงประเด็นที่คุณหรือคนอื่นๆ เข้าร่วมและขยายความ เสริมประเด็นและให้การสนับสนุนเพิ่มเติมหรือตรงกันข้าม อย่างไรก็ตาม อาจทำให้หลายคนแสดงความคิดเห็นในประเด็นเดียวกันโดยไม่ได้ให้ข้อมูลเชิงลึกหรือความหมายโดยนัย
ข้อมูลและมุมมองที่ไม่เหมือนใครของทุกคนมีค่าหากนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อคุณเริ่มการสนทนา ให้รู้ว่าคุณต้องการพูดอะไรและคุณหวังจะสื่ออะไร โดยปกติจะเป็นการดีที่สุดที่จะไม่พูดเพียงเพื่อพูดอะไรบางอย่างหรือเพื่อให้คนอื่นสังเกตเห็นในที่ประชุม พิจารณาคำแนะนำจากเพลโต:
“คนฉลาดพูดเพราะมีเรื่องจะพูด ส่วนคนโง่พูดเพราะมีเรื่องต้องพูด”
ความหมายมีความสำคัญ
ในฐานะผู้เชี่ยวชาญในสาขาที่เราเลือก เราอาจกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะกลุ่มของเรามากจนไม่รู้ตัวว่าเรากำลังใช้ศัพท์แสงเฉพาะหรือเทคนิคขั้นสูงที่คนอื่นอาจใช้ไม่ได้ในลักษณะเดียวกันหรือเข้าใจอย่างถ่องแท้ แม้ว่าศัพท์แสงและภาษาเชิงวิชาการจะมีเวลาและสถานที่ของมัน แต่การใช้ภาษาธรรมดาจะทลายกำแพงและช่วยให้ผู้คนมีความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขายังใหม่กับบริษัทหรือ
สายงาน หรือยังคงปรับเปลี่ยนให้เข้ากับความแตกต่าง
การศึกษาจาก Columbia Business School พบว่าผู้นำที่มีความสามารถและมีความมั่นใจมักไม่ค่อยใช้ศัพท์แสง โดยมุ่งเน้นที่การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพเป็นหลัก ผู้ที่ใช้ศัพท์แสงมักถูกมองว่าทำเพื่อยกระดับสถานะหรือฟังดู “ฉลาด”
แม้แต่รัฐบาลเองก็ตระหนักถึงปัญหานี้ กฎหมายเป็นคำที่เป็นคำหยาบและเข้าใจยาก ดังนั้น บริษัทจึงสร้างเว็บไซต์ ขึ้น มาเพื่อสอนพนักงานเกี่ยวกับวิธีทำให้ข้อความทางกฎหมายเข้าถึงได้มากขึ้นสำหรับบุคคลทั่วไป เว็บไซต์นำเสนอการฝึกอบรมสำหรับภาครัฐและพนักงานที่ต้องการให้แน่ใจว่าศัพท์แสงที่ซับซ้อนนั้นเข้าใจง่าย
ครั้งต่อไปที่คุณพูดกับกลุ่ม พยายามใช้ภาษาของคุณอย่างมีสติ คนที่ไม่มีความรู้ในสายงานของคุณจะเข้าใจข้อความของคุณอย่างถ่องแท้หรือไม่? ลองทดสอบกับเพื่อนและครอบครัวที่รู้เพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับงานของคุณ หากคุณพบว่าตัวเองหลงไปกับศัพท์แสง ให้พิจารณาว่ามันมาจากไหน ศัพท์แสงจำเป็นจริง ๆ เพื่อสื่อสารประเด็นของคุณหรือไม่? คุณใช้มันเพราะเป็นสิ่งที่คุณคุ้นเคยและคิดว่าผู้ชมของคุณรู้หรือไม่? หรือคุณพยายามที่จะฟังดูมีความรู้?
จากประสบการณ์ของฉัน การใช้ภาษาที่เชื้อเชิญทุกคนเข้าสู่การสนทนาอย่างง่ายดายนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าการพูดในอุตสาหกรรม
นอกจากนี้ มีส่วนร่วมและมีส่วนร่วมกับผู้ฟังของคุณด้วยการสร้างบทสนทนาปลายเปิดพร้อมคำถามและคำชี้แจง ในการทำเช่นนั้น เราสามารถลดสมมติฐานและเพิ่มการฟังอย่างกระตือรือร้นให้ได้มากที่สุด
การฟังอย่างกระตือรือร้นช่วยให้คุณได้รับการยืนยันว่าผู้รับเข้าใจข้อความของคุณ เราควรระมัดระวังที่จะไม่ยอมรับการตอบกลับที่ไม่ใช่คำพูดเป็นสัญญาณยืนยันว่าตกลงหรือเข้าใจ การพยักหน้าสามารถบอกคุณได้มากเท่านั้น แต่ถ้ามีคนพูดซ้ำกลับมาถึงสิ่งที่คุณคาดหวังในข้อตกลงด้วยวาจาหรือคุณสร้างข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร ช่องว่างสำหรับความไม่แน่นอนก็จะน้อยลง
Credit : สล็อตเว็บตรง / สล็อตแตกง่าย
